帳票のポイント

帳票の入力は、できる限りチェックをして見たものの、あとで教えてもらうと確かにそうしたほうが確実だと思った。日付を確認していれば僕でも気が付けていたと思った。また、帳票コードが繰り返しリストに並んでいる分には、メモしたものと突き合わせて確かめた。なるべく数字を読み間違えないように気をつけてみたが、今回は数が多いために、チェックするときにも段取りを覚える必要があった。片面印刷と備考欄に書いてある時は、枚数を1枚追加する。これもメールの履歴から思い出した。本来なら事前に覚えておくべくだったと思う。また業務用のプリンターから出力されたLAST-KEYがあるのに件数が0件のときは、不自然だと思うべきだった。漠然とチェックしようとしても、チェックの精度が思うように上がらない。分からないところはその都度メモしておき、意味合いを考えるようにしていきたい。枚数と書損の数を数えることに手間と労力がかかるけれど、そもそも帳票コードにアルファベットの頭文字と数値が割り当てられていることに想像力を使ってみたい。印影がついていない帳票は、帳票コードと日付をメモすれば足りることになっているが、僕の場合は帳票コードを漏れなくリスト化することを忘れずに置こうと思う。資料をPDFで開いて帳票コードを突合すると、リモートでも作業をした手ごたえがあるが、そもそも帳票コードはオペレーターによって大型の業務用プリンターで出力されたもので、より労力がかかっている。そのことを想定していきたい。

集計用のエクセルでは、マクロによってアルファベット一文字と数字が3桁で、その帳票に印影のあるなしが判別されている。もし印影があった場合は、すぐには集計表に入力できず、別途エクセルで件数を合計する必要がある。印影が無いものであれば、帳票コードと日付があっていれば入力して、手書きのメモにチェックすれば、後で読み返しても分かりやすくなる。帳票コードから全部で200種類くらいある。そのなかでも最初の三桁の数字が特長的なものは、証明書として重要なもので丁寧に扱う必要がある。またアルファベッドの分類と、できれば帳票コードの名前と、週間スケジュールの単語を比べて見ることも有意義だと思う。

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習慣と意味付け

在宅勤務が続いて一か月余りが経つ、通勤はしていないけれどあまり時間の流れは変わっていない。PDFでの帳票の確認では、PDF上のマーカーで目印を付けて置く、6枚シートの数え方が分からず、片面印刷と備考欄に記述があった時に一枚枚数を足すことを忘れていた。また枚数と書損を足すと6の倍数になるのも、一枚一枚を数えている帳票ならではの数え方があった。数が割り切れないとなにか作業にずれがあると言われている。以前にも片面印刷は枚数を1枚追加するとアドバイスされたこともあったけれど、そのときは意味合いが分からなかった。ともかくPDFでもノートにボールペンを使って数値をメモすることはできる。なるべく数値が識別できるように字を丁寧に書いてチェックを円滑にしたり、エクセルに数値を順番に記入すれば、電卓の代わりになる。また、帳票の名前の漢字ではワープロの自動変換で、画数の少ない字を当てはめていたこともあった。なるべく正式名称を意識して入力していきたい。PDFの画質がぼやけていてどの字か分からないこともあるが、正規表現を使って過去のスケジュールと見比べるとどんな名前か推測できることもある。指示書にも意味合いがあり、締日になるとタイムスケジュールが変わることも実感がなかった。また重複する指示書の区別はまだついておらず、習慣スケジュールにある指示書名を漏れなく記述することをまずは意識していきたい。

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作業の準備と後片付け

前日にはなるべく早く寝るようにしていたので、朝の寒いうちから起きても眠くならなかった。作業場の開発号機のチェック作業があり、7時00の早朝シフトから引き継ぐ形で、リストにある開始と終了メッセージを確認する。いずれは担当者一人が8時15分の朝礼までに、2台分の開発号機のチェックを習慣的に行うとのことだったが、初回では一台が精いっぱいだった。コマンドは、ログをスクロールできるウィンドウに出力する類のものだったが、コマンドを入力したときには、しばらくするとコマンド入力結果が出力される。入力結果はもうしばらくすると他のコマンドの入力結果と混ざって流れてしまうが、そこでログを見つけられると、チェック作業の効率が良くなるとされている。焦っているとリストを読み飛ばしてしまうことがあるが、そのときはまた一歩戻って再確認することになる。こういったケアレスミスは、チェックのときにそういった観点で見直していないからだとアドバイスを受ける。一度行ったことが覚えられない、または細かな機微に気が付かないといったときにこういったミスが重なると面倒になるので、読み返すときにもページのめくり方や、リストのチェックをする順番などを工夫しておこうと思う。ノートに取っていたコマンドにカンマ(,)が余分に一つ入っていた。自分で書いただけに尤もらしく見えることもあり、コマンドを入力したときに、それを参考にするとミスが繰り返されることになる。これは事前に気づけて良かった。

業務用プリンターに多量に出力された帳票を段ボール箱に詰める作業をすることになった。帳票の種類が変わるタイミングで装填スペースに細かな紙の白い粉が溜まっている。帳票が数千枚、高速で動くとミシン目や穴などから少しずつでる紙の粉が装填レールに溜まるようだ。帳票が多く出て、箱詰め作業も何箱か必要になる類の指示書では、後片付けの際に装填レールやスタッカーを掃除する作業とセットになっている。紙の装填を感知する光学センサーの周りにも紙の粉が雪のように降り積もってくる。とはいえ、感光ドラムには掃除機のノズルでも触れると、出力する用紙にも影響することもあり、紙の粉がその付近に溜まっていても保守員に掃除を引き継ぐことになっているようだ。それでも装填レールで帳票の紙幅を調整する金具などは、実際に帳票のサイズを変えて間に溜まった紙の粉を掃除機で吸う必要はあるようだ。

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修正と予定

勤務表にその週の予定を予め書くことになっているため、残業が発生しない限りはその予定になることが前提になっている。来週はとくに放課後の予定もなく定時の時間をまず書いておいた。業務の進行具合にもよるけれど、まずは方針を立てることが話し合いや協力をする上でも必要になる。その日に担当する作業が分からないことで不安になって、落ち着かずそわそわしていた。担当の割り振りが急に増えたことで慣れないけれど、ミスを恐れながら、せかせかと急ぐことで精いっぱいだった。普段はボーっとしていることがあることもあって、右を向いているときに、同じ人に逆から話しかけられるとまずはびっくりする。そして何を話していたか頭に入ってこない。ボーっとはしていないが、なにかに取り組むときは落ち着いたひと時があればより効率的だと思った。とはいえ、業務の全体像が見えてこない。今できることはチェックしたはずのことで抜けがあった時に、素早く対応できればと思って行動している。そういった中、自分で気になったところをソツなくこなせればそれに越したことはないけれど、相手に自分のほうが上手くできて、ミスも少なくてじれったくはなるけれど、あるていど人に任せることをしてくれるひとでタイプが分かれる。僕はとくに仕事はまだこなせないが、人と協力することに抵抗がなかった。実際にノートにメモしたことでもある程度回数をこなさないと、実際にコマンドとして入力しにくいこともある。順番にコマンドを入力しながら、並行して実行することでスケジュールに合わせて効率よくこなそうとした。そういったなかでも基礎的なコマンドは自動入力せずに手入力した、いつくかはミスをしてしまったり、他の実行結果にまぎれてしまってわからなくなってしまったが、忘れ物がひとつあったとすれば、それに根気よく注力することで、ひたむきに対応した。コマンドを入力して、所属するプログラムの配下にあるコマンドで手動入力になっていると、しばらくまっていても自動で起動しない。また、ありがちなミスとして違う号機のコマンドと見間違えることがある、本人はリストの羅列を読んでも、うっかり読み違えてその号機だと思い込んでいるので、異なったアドレスに空のコマンドを入力し続けているということもある。まるで空振りをしたかのようだ。そういったことも緊張しているからこそ、勘違いやミスがでる。そういったことは意図したものより、悪気はなくてもうっかりしていたことのほうが追及されやすい。そういったミスの負のスパイラルから立て直す必要がある。ノートに書いたことでは細かい記述を読まないと確認できない項目もあったが、確認してくれた人に〇か×かをつけるだけと教わったことで、状況は整理されてきた。また一度訂正したときに〇をつける場合は、新たに赤いボールペンで書き直して〇を付けると見やすくなるとのことだった。また、リストの題名を索引としてまとめる時に、どの目次にあるかすぐにわかるように取り組めたらと思う。

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