協業のための準備

今日の朝の当番で、控室のゴミ捨てと給湯ポットのお湯を交換する、ポットのお湯はほぼ満タンになっていたので、すでに交換済みかと思っていたが、だれもポットには手を付けておらず土日をまたいだ2日前のお湯だということを聞き、ポットの中身を交換する。また控室ではビニールは燃えないゴミになるが、日常の分別でもビニールや包装紙を分けて見ることにした。またゴミ袋を作業場に取りに行くときに、金属探知機の荷物検査があるため、財布とカギを棚に入れて置く。また指示書には予め、書類の挟み紙を今日の日付に置き換えて準備する必要があるとのことだったが、そのことに気が付かなかった。指示書を確かめて、その内容を質問するところまでは試みたが、業務の準備に対して必要な条件を満たすに至らない。予め書類の用紙を倉庫から取り出し、作業場に台車を運んでいく。台車の搬入では、多少腕力はないけれど、必要な数の段ボールを運ぶことにした。

書類の書損を纏めるときに、チェックする人が帳票のページをめくり易いような向きがあると知って、取り組み始めたときには何枚かは逆に書いてしまっていた。綴り紐が横に付いているので、その向きでページをめくり易いようにということは同じ轍を踏むまいとしていたが、ミシン目から見て上下は、判別が付きにくく、教わってもすぐには分からなかった。メモしようとしてはいたが、数字を記憶することまで頭が回らない。確認するには数字を復唱したり、ページをめくりながら、書損に実際のデータが含まれていないかをチェックすることも効果的だという。手順を理解しないまま進めると、確認も適切にしにくくなっている。書類は束になると、先頭と末尾の番号を確かめるのも、書類に折り目を付けるリスクが生じる。書類をそのままの状態にしたまま、番号を確認する工夫ができればと思った。

印刷する書類が多くなると、段ボール箱にまとめて格納する必要がある。そのときの番号と箱の数え番号の書き方を教わる。書類を印刷する中で、途中で用紙を交換していると、書損の前後が2セットできる。用紙を交換するくらいの書類の束になると分厚くなり、先頭と末尾の番号を確かめるのに、書類の置き場所を確保しながら、慎重に作業する必要があった。これらの書類は、必要な利用者の生活に関わるデータを扱った書類として、とくに慎重に丁寧に扱う必要がある。一般的な作業で有れば、分業すればするだけ効率的になるが、ノウハウを理解した人が丁寧にバトンをリレーする必要がある。今日はそういった書類の束の箱の絶対量が多く、経験者でも時間と労力を要する作業だった。そういった中でも書損の向きや、数字の読みやすさなどを意識して、ミスの多い拙速であることよりも、丁寧で確認がしやすい準備や対応を心掛けて、自他共に手間が掛からないようにしておきたかった。しかしながら、作業の概要を掴んで予測が付けないと、作業のときに注意するポイントも分かりにくくなってしまう。できれば効果的な手助けをしたいけれども、うまく組み合わさっていかず、出戻りもでる。

また集中力を持続させることも、ペース配分ができることや適切な準備ができることに支えられている。いまのところは経験者の進行に頼っているけれど、だんだんと負担をかけないような効果的な協業ができればと思っている。ミスがあり、手順が間違っていた時に、なるべくそれらを防ぎたいと思っても、自分は間違っていないと言い訳しても状況が改善されることは難しい。見聞きしたことはメモしているが、それを覚えていない、または身に付いていないことがあったときに、どのようにして定着させるか、あとから見直しやすいような目印を付けたり、相手が答えやすいような効果的な質問を考えるなど工夫の余地がある。協業のための約束事がデジタルでもアナログでも、それぞれ決まっており、マメに守れれば、丁寧な作業ができて、周りの助力も得やすくなる。今回のように作業量が多く、定時で終わらない場合の理由の書き方を教わる。厳密には作業が重複しているところもあったけれど、ひとつのミッションを終わらせるまで続けることに意義はあったと思う。経験者の先輩のほうが、早番でなおかつ終了時間も延長していたので、時間と労力の負担が大きくなる。日が昇る前に出勤して、帰るころには日が沈んでいるというかなり重労働になる。それだけ頼りになっているだけに感謝をする必要がある。できれば、アドバイスも聞き入れて、少しでも負担が軽くなるような協業ができるように、ノウハウを覚えていこうと思う。上下と左右の向きを確かめて、他の人がチェックするときにページをめくり易いように、または数字や文字を読みやすいように書くことが、作業を継続するうえでも効果的な工夫に繋がればと思った。日々の予定を立てるためにも、その日できる準備が上手くできるようになりたいと思った。

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