協業のための準備

今日の朝の当番で、控室のゴミ捨てと給湯ポットのお湯を交換する、ポットのお湯はほぼ満タンになっていたので、すでに交換済みかと思っていたが、だれもポットには手を付けておらず土日をまたいだ2日前のお湯だということを聞き、ポットの中身を交換する。また控室ではビニールは燃えないゴミになるが、日常の分別でもビニールや包装紙を分けて見ることにした。またゴミ袋を作業場に取りに行くときに、金属探知機の荷物検査があるため、財布とカギを棚に入れて置く。また指示書には予め、書類の挟み紙を今日の日付に置き換えて準備する必要があるとのことだったが、そのことに気が付かなかった。指示書を確かめて、その内容を質問するところまでは試みたが、業務の準備に対して必要な条件を満たすに至らない。予め書類の用紙を倉庫から取り出し、作業場に台車を運んでいく。台車の搬入では、多少腕力はないけれど、必要な数の段ボールを運ぶことにした。

書類の書損を纏めるときに、チェックする人が帳票のページをめくり易いような向きがあると知って、取り組み始めたときには何枚かは逆に書いてしまっていた。綴り紐が横に付いているので、その向きでページをめくり易いようにということは同じ轍を踏むまいとしていたが、ミシン目から見て上下は、判別が付きにくく、教わってもすぐには分からなかった。メモしようとしてはいたが、数字を記憶することまで頭が回らない。確認するには数字を復唱したり、ページをめくりながら、書損に実際のデータが含まれていないかをチェックすることも効果的だという。手順を理解しないまま進めると、確認も適切にしにくくなっている。書類は束になると、先頭と末尾の番号を確かめるのも、書類に折り目を付けるリスクが生じる。書類をそのままの状態にしたまま、番号を確認する工夫ができればと思った。

印刷する書類が多くなると、段ボール箱にまとめて格納する必要がある。そのときの番号と箱の数え番号の書き方を教わる。書類を印刷する中で、途中で用紙を交換していると、書損の前後が2セットできる。用紙を交換するくらいの書類の束になると分厚くなり、先頭と末尾の番号を確かめるのに、書類の置き場所を確保しながら、慎重に作業する必要があった。これらの書類は、必要な利用者の生活に関わるデータを扱った書類として、とくに慎重に丁寧に扱う必要がある。一般的な作業で有れば、分業すればするだけ効率的になるが、ノウハウを理解した人が丁寧にバトンをリレーする必要がある。今日はそういった書類の束の箱の絶対量が多く、経験者でも時間と労力を要する作業だった。そういった中でも書損の向きや、数字の読みやすさなどを意識して、ミスの多い拙速であることよりも、丁寧で確認がしやすい準備や対応を心掛けて、自他共に手間が掛からないようにしておきたかった。しかしながら、作業の概要を掴んで予測が付けないと、作業のときに注意するポイントも分かりにくくなってしまう。できれば効果的な手助けをしたいけれども、うまく組み合わさっていかず、出戻りもでる。

続きを読む 協業のための準備

業務の質問力

業務でうっかりミスをして落ち込んでいると、金属探知機をもったおじさんが出身地や最寄り駅を聞いてくれた。だれしも慣れない時期があるという、すこしホッとした。覚えることが多く、また整えるためのポイントも当てはまらない。すこし見直せば気が付くといったところも見落としていた。プリンタから用紙を取り外す手順を間違えたり、ノートに書いてあることと記憶が結び付かないこともあった。そうなると話を聞いていないのではないかと疑われる。朝礼では今まで何を言っていたかわからなかった部分も、少しずつ誰が何をいったかが分かるようになってきた。ここの業務では仕事を把握している人が率先して残業をする体制で、ちょうど残業の担当者に、現場に入る初心者として、座学では聞いていたけれど、実際にどういった準備が必要かを場の空気を読んで聞いていく必要がある。相手は忙しく、こちらは業務を貰えなければ暇がある。緊張感に温度差ができてしまう。残業3.5時間の勤勉で責任感のある先輩の作業を手伝うことは、かなり覚悟がいる。シフト表を見て想像は付いていたが、やはりいろいろと小言を言われてしまう。一人前にできることをめざして僕のために言ってくれるとのことで、アドバイスとして考えようとすると、はた目からはボーっとしているように見える。そのときに横から電話が掛かったりするとすぐに取り次げない。注意深くなろうとすると動作が遅くなり、動作を急ごうとして小走りになるとうっかりミスがでる。なんとかうまくこなせる方法があればと思う。受け答えが適当で、あいまいな返答が多く、意味を理解しているのか伝わらないという。そういった悪循環になったのも、朝に出勤したときに、指示書の所在を把握しているための質問がなく、受け身だったからだという。もし指示書の所在を聞いていれば、少なくとも余計な手間が掛かることは防げたという。朝は15分前には到着しているが、そのときシフトでいう早番の人が指示書の束を準備していた。そのときにグループのサブリーダーに聞いてみれば、その人は業務の流れを把握しているので、段取りが付けやすかったという。ノートを見返してはいるけれど、専門用語やその業務についての状況が想像しにくく、書いたのに覚えていないということがしばしばある。なにげない一言が業務のポイントになっているので見逃さないということはあまりなく、基本的なことを置き忘れたように抜けているということであれば、相手にうんざりされないように丁寧に聞き直すことを試みようと思う。また、メモの時と場合がはっきりすれば、僕でも何か把握できるかもしれない。

続きを読む 業務の質問力